Checklisten oder To-Do-Listen sind ein bewährtes Mittel zur Selbstorganisation. Sie machen Aufgaben nicht nur sichtbar, sondern helfen auch dabei, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten. Durch das Aufschreiben aller anstehenden Aufgaben entsteht eine visuelle Darstellung der To-Dos – das hilft, den tatsächlichen Arbeitsaufwand realistisch einzuschätzen.

Nutze digitale Tools wie OneNote, mit denen sich Checklisten flexibel anpassen lassen. Dabei kannst du beispielsweise eine grobe Wochenplanung erstellen und bei unerwarteten Änderungen Aufgaben verschieben oder ergänzen – so hast du im Handumdrehen sogar mehrere Wochen organisiert.

Ein zusätzliches Goodie ist der psychologische Effekt von Checklisten: Das Abhaken erledigter Aufgaben vermittelt nicht nur ein Gefühl der Kontrolle, sondern löst auch eine kleine Belohnung im Gehirn aus. Wissenschaftliche Studien zeigen, dass beim Abhaken der Botenstoff Dopamin ausgeschüttet wird – ein Neurotransmitter, der für Motivation und Zufriedenheit sorgt. So kann eine gut geführte To-Do-Liste sogar dabei helfen, langfristig motiviert zu bleiben. Selbst das Anfertigen einer To-Do-Liste kann bereits Stress reduzieren!

Nicht nur bei der generellen Planung von Aufgaben ist Selbstorganisation gefragt: Auch für die Umsetzung konkreter Projekte, Kampagnen und Ideen ist eine Strukturierung sinnvoll! Mindmaps helfen dir, verschiedene Aspekte eines Themas zu erfassen, sinnvoll zu ordnen und sie in kleinere Cluster zu unterteilen. Durch die visuelle Darstellung lassen sich Gedanken und Unterthemen nicht nur sammeln, sondern auch in sinnvolle Zusammenhänge bringen.

Du arbeitest in einem Team an einer Aufgabe? Dann setzt euch zusammen und erstellt eine Mindmap! Was ihr bestimmt noch aus Schulzeiten kennt, bewährt sich auch im Arbeitsleben, denn durch den gemeinsamen Austausch entstehen oft neue Perspektiven und zusätzliche inhaltliche Schwerpunkte. Während eine Person eine Idee einbringt, kann eine andere darauf aufbauen und das Thema weiterentwickeln. So wächst die Mindmap dynamisch mit dem Gespräch – und am Ende steht ein umfassender Überblick über das Thema. Und für maximales Gruppenarbeit-Feeling eignen sich besonders Whiteboards, die wir auch in unserer Agentur nutzen. So kann sich jeder aktiv an einer Mindmap beteiligen und direkt ans Whiteboard treten, eigene Ideen einzeichnen oder vorhandene Punkte erweitern.

Das 21. Jahrhundert hat uns mit Projektmanagement-Tools gesegnet. Um den Überblick über Aufgaben, Zuständigkeiten und Fortschritte zu behalten, und die Abstimmung mit Kunden zu erleichtern, sind sie unverzichtbar. Unser Tool of choice ist übrigens Trello.

Mit Trello lassen sich Projekte übersichtlich in Karten und Listen organisieren. Jede Karte repräsentiert eine Aufgabe, die mit wichtigen Informationen, Fristen und Zuständigkeiten versehen wird. Der aktuelle Status eines Projekts ist dadurch auf einen Blick ersichtlich, sodass alle Beteiligten stets up-to-date sind und einer reibungslosen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg steht.

Was wir an Trello besonders lieben, ist die klare visuelle Strukturierung durch Labels in verschiedenen Farben. Diese ermöglichen es, Aufgaben schnell nach Prioritäten oder Bearbeitungsstatus zu kategorisieren. Zudem sind die Karten flexibel: Sie können verschoben, umbenannt oder mit Kommentaren versehen werden, sodass sich das Tool individuell an die Bedürfnisse des Teams anpassen lässt.

Kalender waren schon immer ein bewährtes Mittel zur Selbstorganisation. Sie bieten eine klare Übersicht über Termine und Verpflichtungen und helfen dabei, den Alltag effizient zu strukturieren. Besonders digitale Kalender wie Outlook oder Google Kalender haben sich als unverzichtbare Planungstools etabliert.

Sharing is caring: Durch geteilte Kalender lässt sich auf einen Blick sehen, ob Kolleg:innen gerade in Terminen sind oder für einen kurzen Austausch oder eine Rückfrage zu einem Kundenprojekt zur Verfügung stehen. Das erleichtert die Planung gemeinsamer Meetings und verhindert einen langen schriftlichen Austausch zur Terminfindung. Das gilt auch für externe Termine wie wöchentliche Jour fixes, Interviewtermine oder Jahresgespräche mit Kunden.

Darüber hinaus lassen sich eigene Terminblocker setzen, um ungestört an einer Aufgabe zu arbeiten – beispielsweise für drei bis vier Stunden konzentrierte Schreibzeit. Solche Zeitblöcke sind wie das Bitte-Nicht-Stören-Schild in Hotels und ermöglichen ein fokussiertes, produktives Arbeiten.

Dir fliegen die Aufgaben nur so um die Ohren und du musst gefühlt alles gleichzeitig erledigen? Dann bietet dir das Eisenhower-Prinzip eine bewährte Herangehensweise, um Aufgaben effizient nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren und entsprechend zu bearbeiten.

Benannt nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, visualisiert diese Methode Aufgaben in einer Vier-Felder-Matrix, die sich aus den Dimensionen „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ zusammensetzt:

1. Wichtig und dringend: Diese Aufgaben haben höchste Priorität und sollten sofort erledigt werden.
2. Wichtig, aber nicht dringend: Plane dir diese Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt ein und bearbeite sie termingerecht.
3. Dringend, aber nicht wichtig: Solche Aufgaben können an Kolleg:innen mit mehr Kapazität abgegeben werden, da sie zwar zeitnah erledigt werden müssen, aber nicht deine unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern.
4. Weder wichtig noch dringend: Diese Aufgaben sind oft unnötige Zeitfresser, weshalb du sie über Bord werfen kannst.

Durch diese Einteilung wird klar, welche Aufgaben deine sofortige Aufmerksamkeit benötigen und welche zurückgestellt oder im Team bearbeitet werden können. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und trägt zu einem effektiveren Zeitmanagement bei.

Selbstorganisation ist eine sehr individuelle Angelegenheit – es gibt kein universelles System, das für jeden gleichermaßen funktioniert. Während für einige klassische To-Do-Listen das Mittel der Wahl sind, setzen andere lieber auf visuelle Tools wie Mindmaps oder digitale Projektmanagement-Programme. Erlaubt ist, was hilft und sich im eigenen Arbeitsalltag bewährt!

Die hier vorgestellten Methoden eignen sich besonders für Menschen, die täglich mit vielen unterschiedlichen kleinen und großen To-Dos jonglieren – Agenturleben eben! Sie helfen dabei, Struktur in die Vielzahl an Aufgaben zu bringen, Prioritäten zu setzen und die Zusammenarbeit mit dem Team zu erleichtern.

Wichtig ist jedoch, dass diese Tools und Methoden regelmäßig gepflegt und aktiv genutzt werden. Was anfangs vielleicht nach zusätzlichem Aufwand aussieht, zahlt sich auf lange Sicht aus. Versprochen! Eine durchdachte Selbstorganisation spart Zeit, reduziert Stress und macht die gesamte Projektorganisation effizienter. Wer sich also die Zeit nimmt, das für sich passende System zu etablieren, wird langfristig davon profitieren.