„Hilfe, mein Tag hat zu wenige Stunden!“ – Wie du im Arbeitsalltag mehr aus deiner Zeit machst
Kaum am Schreibtisch, da ist schon wieder Mittag. Ein paar E-Mails beantwortet, an einem Meeting teilgenommen, einen Text angefangen und zwischendurch auf eine Nachricht reagiert – und schwups, der Tag ist vorbei. Wenn die Uhr mal wieder tickt und deine To-Do-Liste trotz allem nicht kürzer wird, dann solltest du dich um dein Zeitmanagement kümmern. Mit diesen einfachen Tipps und Tricks gewinnst du wieder mehr Kontrolle über deine Zeit und steigerst deine Produktivität sowohl im Büro als auch im Homeoffice.
Kleine Zeitfresser im Arbeitsalltag
Multitasking – der kostümierte Produktivitätskiller
Zwar gehen wir oft davon aus, multitaskingfähig zu sein – doch wir sind es nicht. Sich einer Sache zu widmen bedeutet, eine andere zu unterbrechen. Wenn du ständig zwischen Aufgaben hin- und herspringst, deiner Kollegin gleichzeitig eine Frage beantwortest und währenddessen eine E-Mail liest, ist das nicht „Multitasking“, sondern „Zeitverschwendung“. Denn letztendlich brauchst du mehr Zeit und überall schleichen sich kleine Fehler ein. Die Lösung? Fokuszeiten einplanen. Blocke dir feste Zeitfenster, in denen du nur eine Aufgabe erledigst. Klingt simpel, ist aber extrem effektiv.
Ständige Unterbrechungen
„Ich habe nur eine kurze Frage…“ – und du bist raus aus deinem Flow. Wirst du durch eine Frage, einen Anruf oder ähnliches in deiner Arbeit unterbrochen, brauchst du danach mehr als 20 Minuten, bis du wieder fokussiert in deinem Thema bist. Diese Zahl ist nicht an den Haaren herbeigezogen:
Gloria Mark, Professorin für Informatik an der University of California hat in einer Studie Unterbrechungen und ihre Konsequenzen für die Produktivität untersucht. Exakt 23 Minuten und 15 Sekunden benötigt dein Gehirn, um sich einer Aufgabe nach einer Ablenkung wieder voll zu widmen – vorausgesetzt, bei der Ablenkung handelte es sich um ein anderes Thema oder Projekt. Bei einer Push-Nachricht, einem Gespräch mit dem Kollegen und einem angenommenen Anruf geht damit insgesamt über eine Stunde ins Land, die du konzentriert hättest arbeiten können.
Das kannst du dagegen tun: Kommuniziere deine Fokuszeiten auch nach außen. Schalte Push-Benachrichtigungen aus, schließe deine Tür oder setze Kopfhörer auf, um das Signal zu senden, dass du konzentriert arbeitest. Vereinbare mit deinem Team feste Zeitfenster für Fragen und Abstimmungen, damit spontane Unterbrechungen seltener werden. Dafür kannst du auch ein Ampelsystem verwenden: Grün heißt „Komm rein!“, ein gelbes Schild bedeutet „Ist es wirklich dringend?“ und die Farbe rot signalisiert „Achtung: Fokuszeit!“.
Hol dir die Kontrolle über deine Zeit zurück!
Neben Blockerzeiten gibt es noch weitere Tipps und Tricks, mit denen du dich nicht aus dem Konzept bringen lässt. Unsere Kolleg:innen haben richtige Gamechanger auf Lager, mit denen sie ihre Zeit gut einteilen:
Musik oder White Noise?
Tabitha, unsere Social Media Managerin, setzt auf Konzentrationsmusik: „Im Büro höre ich bewusst Musik ohne Gesang. Texte lenken mich zu sehr ab, aber seichter Techhouse oder Ambient hilft mir, konzentriert und produktiv zu bleiben.“
Für Helena, Account Executive, geht nichts über White Noise: „Das Rauschen blendet Hintergrundgeräusche aus und hilft mir, mich voll auf meine Aufgaben zu konzentrieren.“
To-Do-Liste clever abarbeiten
Lea, die bei uns ihre Ausbildung zur Medienkauffrau absolviert, verfolgt einen strukturierten Ansatz: „Ich erledige zuerst die kleinen Aufgaben, die schnell gehen. So habe ich sie aus dem Kopf und die To-Do-Liste ist dann mittags schon halb abgehakt. Das motiviert nochmal extra.“
Homeoffice für Deep Work nutzen
Selina, Account Managerin, sieht im Homeoffice klare Vorteile: „Die Homeoffice-Tage sind für Deep Work ein Gamechanger: Beim Arbeiten gibt es weniger Ablenkung, im privaten Alltag spare ich mir die Zeit für die Fahrt zur Agentur. Wenn Aufgaben aber Teamarbeit erfordern, ist man in der Agentur vor Ort am schnellsten.“
Kundentermine smart timen
Marius, unser Prokurist, plant seine Termine strategisch: „Ich plane feste Kundentermine entweder direkt am Morgen oder am späten Nachmittag. So bleibt dazwischen genug ungestörte Zeit, um fokussiert an Projekten zu arbeiten.“
Take a break!
Ebenso wichtig wie feste Fokuszeiten sind fest eingeplante Pausenzeiten. Wer leistungsfähig bleiben will, muss seinem Kopf und seinem Geist Erholung gönnen. Ein bewährtes Konzept dafür ist die Pomodoro-Technik, bei der 25- bis 30-minütige Arbeitsphasen mit kurzen 5-minütigen Pausen kombiniert werden. Nach mehreren Zyklen folgt eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten. Diese Methode hilft, mental frisch zu bleiben und effizienter zu arbeiten. Übrigens: Die Pomodoro-Technik verdankt ihren Namen einer einfachen Küchenuhr in Tomatenform (ital. Pomodoro = Tomate). Ihr Erfinder, Francesco Cirillo, nutzte sie in den 1980er-Jahren als Student, um seine Lernzeit in konzentrierte Intervalle einzuteilen – so entstand eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden.
Fazit: Nobody’s perfect – und das ist okay
Perfektes Zeitmanagement gibt es nicht. Zumindest nicht jeden Tag. Das ist völlig in Ordnung und ganz normal. Es geht darum, die richtigen Prioritäten zu setzen, sodass du deine Zeit effizient ausschöpfst, ohne das Gefühl zu haben, dauernd hinterherzulaufen. Kleine Veränderungen – wie eine bessere Struktur, weniger Ablenkung oder bewusst gesetzte Fokuszeiten – machen bereits einen großen Unterschied.
Am Ende zählt: Finde den Weg, der für dich funktioniert. Egal, ob mit White Noise, klaren To-Do-Listen oder Homeoffice-Tagen – jeder kann seinen eigenen Rhythmus entwickeln, um sich die Kontrolle über seine Zeit zurückzuholen.
Gutes Zeitmanagement heißt nicht, alles jetzt gleich zu schaffen – sondern das Wichtige nicht aus den Augen zu verlieren. Und manchmal bedeutet es eben auch, sich eine kreative Pause zu gönnen.
