Wie du die perfekte Pressemappe erstellst: So überzeugst du Journalist:innen von deinen Inhalten

Das wollen alle PRler, Marketingleute und Unternehmensvertreter:innen: Informationen für die Presse bündeln und vermitteln, dass die Inhalte verstanden und verbreitet werden. Ein wichtiges Instrument  ist die Pressemappe. Allerdings hat sich die Gestaltung verändert.

Wenn du eine Pressemappe erstellen willst, gibt es einiges zu beachten. Denn noch vor einigen Jahren fand man auf Messen und Events nur die gedruckte Version.

Mittlerweile gestalten Unternehmen diese gesammelten Fakten öfter digital. Dabei spielen das Design und die Form zunehmend eine größere Rolle. Wie sieht die perfekte Pressemappe aus? Sind Mappen mit gedruckten Texten noch zeitgemäß? Und was erwarten Journalist:innen von einer Pressemappe?

Ob sich das Erstellen einer umfangreichen Pressemappe lohnt, hängt vom Anlass für die Kommunikation ab.

Bei eigenen Veranstaltungen, wie der Enthüllung eines neuen Produktes, einer Pressekonferenz oder Redaktionsbesuchen, lohnt sich eine Pressemappe. Interessant können die enthaltenen Pressemitteilungen für potentielle Neukund:innen, Investor:innen, Partner:innen oder Förderer:innen des Unternehmens sein.

Die Antwort lautet in jedem Fall: Stelle beides zur Verfügung. Die gedruckte Pressemappe kann beispielsweise im Pressezentrum der Messe ausliegen. Denn die Journalist:innen sind dankbar, wenn sie einen kurzen Blick auf deine aktuellen Artikel werfen können – und das mit geringem Aufwand.

Tipp: Einen Überblick gibt ein Ansichtsexemplar im PDF-Format, in dem alle Texte deines Unternehmens gebündelt dargestellt sind. Ein navigierbares Inhaltsverzeichnis leitet die Journalist:innen mit einem Klick zu dem Text, der ihr Interesse geweckt hat.

Zu einer ansprechenden Gestaltung gehört die Integration der zugehörigen Bilder mit Bildunterzeilen. Diese können beispielsweise am Ende jedes Textes eingefügt und angegeben werden. Einen guten Eindruck macht zusätzlich ein passendes Foto im Corporate Design als Deckblatt.

Die digitale Version auf dem USB-Stick lässt sich viel leichter transportieren. Biete im Optimalfall ein oder zwei Ansichtsexemplare an. Zeitgleich sollten die Redakteur:innen die Möglichkeit haben, sich einen Datenträger mitzunehmen.

Außerdem lassen sich Links zur digitalen Pressemappe eines Unternehmens auf der eigenen Webseite hinterlegen oder per Mail versenden.

Mit einer Pressemappe verbreitest du aktiv Informationen über dein Unternehmen. Es handelt sich um eine inhaltlich informative Visitenkarte. Eine optisch ansprechende Gestaltung im Corporate Design macht deutlich, wie wichtig es dir ist, deine Informationen nach außen zu tragen.

Gerade in Bereichen, in denen viele Pressemappen im Umlauf sind, hebst du dich damit von der Konkurrenz ab. Bei allen Designansprüchen ist eine geradlinige und übersichtliche Gestaltung wichtig, damit Leser:innen auf einen Blick alle Informationen erhält. Ein ansprechendes Design beispielsweise in Postkartengröße in Verbindung mit einem Stick ist aktuell weit verbreitet.

Es empfiehlt sich, den Content gezielt auf das Thema der Veranstaltung zuzuschneiden. Wie bei einer Bewerbung sind Erfahrungen und Fähigkeiten, die keine Verbindung zum Anlass haben, für den Journalisten irrelevant.

Neben aktuellen Pressemitteilungen sollten allgemeine Informationen enthalten und ein Kontakt für Nachfragen angegeben sein. Eine gute Übersicht verschaffen ein Inhaltsverzeichnis zum Einstieg und ein Fact-Sheet zum Unternehmen.

Tipp: Verschiedene Textsorten, wie Pressemitteilung, Experteninterview und Anwendererfahrungen aus den relevanten Branchen, ermöglichen Journalist:innen eine breite Berichterstattung.

Damit Journalist:innen Fotos und Videos für die Berichterstattung nutzen können, ist eine hohe Qualität erforderlich. Damit die Bilder sich für den Druck eignen, sollten sie mit einer guten Kamera aufgenommen werden. Eine Auflösung von 300 dpi ist optimal.

Für Videos ist zu beachten: Handyaufnahmen können zwar qualitativ gut sein, für eine wackelfreie Videoaufnahme ist das Filmen mit Stativ aber die wichtigste Voraussetzung.

Für den Text gilt: Da Journalist:innen an einer fachlich neutralen Berichterstattung gelegen ist, sind Werbeclaims aus dem Marketing in Pressetexten zu vermeiden. Eine gute Pressemappe präsentiert aktuelle Projekte und Ideen aus deinem Unternehmen.

Die Form der Vermittlung reicht von qualitativ hochwertigen Texten bis hin zu anderen Medienformaten. Ziel sollte bei der Zusammenstellung sein, dass die Journalist:innen diese ohne hohen Mehraufwand für die breite Öffentlichkeit aufbereiten können.

Achtung: Die in das PDF-Dokument integrierten Bilder müssen in hoher Auflösung als Bilddatei zusätzlich auf einem Stick gespeichert sein. Das kleine Format aus dem Gesamtdokument können Pressevertreter nicht verwerten. Das Gleiche gilt für die Gestaltung der Pressemitteilungen und anderer Beiträge. Diese sollten als Word-Datei auf dem Stick liegen. Mit dem PDF-Format können viele Redaktionen nicht arbeiten.

Nicht nur das Inhaltsverzeichnis, sondern auch die Anordnung der einzelnen Elemente auf dem Stick sollte strukturiert und schnell erfassbar sein.

Lege für jeden Textinhalt bzw. jede Pressemitteilung einen eigenen Ordner an oder sortiere die Ordner nach den enthaltenen Dateien (z.B. Bilder, Videos, Pressemitteilungen).