Wie du in 6 Schritten das perfekte Social-Media-Team aufbaust

Wie du in sechs Schritten das perfekte Social-Media-Team aufbaust

In den sozialen Medien erreichen Unternehmen ihre Zielgruppen unmittelbar. Gerade für B2B-Unternehmen ist das eine große Chance, um Traffic und Leads zu generieren. Damit das gut gelingt, lohnt sich der Einsatz eines Social-Media-Teams.

Wie ist das perfekte Social-Media-Team aufgebaut? Wir erklären, worauf es bei einer erfolgreichen Teamaufstellung ankommt, welche Tools bei der Organisation helfen und welche Kanäle sich für deine Zwecke eignen.

Warum brauche ich ein Social-Media-Team?

Heutzutage sind soziale Medien aus dem Online-Marketing nicht mehr wegzudenken. Auf verschiedenen Kanälen können Unternehmen Aufmerksamkeit auf ihre Marke lenken und sich profilieren. So steigern sie die Reichweite, erschließen umfassend ihre Zielgruppen und generieren mehr qualifizierte Leads. Langfristig führt der Einsatz von Social Media zu einem höheren Gewinn.

Das gelingt, wenn Social-Media-Kanäle einheitlich und dauerhaft bespielt werden. Wenn der Auftritt nicht kohärent ist, bringen die besten Inhalte wenig. Ein Social-Media-Team stemmt die anfallende Menge an Aufgaben und erstellt zielgruppenspezifisch Content.

Wie du dein Social-Media-Team aufbaust, hängt stark von den individuellen Anforderungen und Zielsetzungen deines Unternehmens ab. Ist es ein Start-up, ein mittelständisches Unternehmen oder eine große Firmengruppe? Startest du deine Social-Media-Präsenz gerade erst oder nutzt du sporadisch Kanäle? Hat bisher ein:e Mitarbeiter:in alle Social-Marketing-Aufgaben mehr schlecht als recht übernommen? Welche Zielgruppe sprichst du mit deinen Produkten und Dienstleistungen an?

Bevor du dich um die Strategie kümmerst, solltest du Antworten auf diese Fragen finden. Damit bereitest du dich optimal auf den nächsten Schritt im Aufbau des perfekten Social-Media-Teams vor.

Eine gezielte Strategie festlegen

  1. Damit dein Social-Media-Team einen guten Marketing-Job machen kann, solltest du vor der Rollen- und Aufgabenverteilung erstmal deine Ausgangssituation analysieren:
  • Wie hoch ist das Budget?
  • Welche Kanäle verwenden deine Buyer Personas und nutzen sie diese lieber montagsmorgens oder mittwochabends?
  • Hast du Mitarbeiter:innen, die soziale Netzwerke als ihre zweite Heimat betrachten?
  1. Wenn du diese Fragen für dich beantwortet hast, kannst du konkrete Ziele festlegen. Dabei gehst du am besten nach der SMART-Methode vor: Formuliere deine Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert. Was willst du mit dem Aufbau eines Social-Media-Teams erreichen? Für den langfristigen Erfolg ist es hilfreich, wenn du dir Zwischenziele setzt, die du in einem kürzeren Zeitraum erreichen kannst.

Willst du zum Beispiel die Bekanntheit deines Unternehmens steigern, können SMART-Zielsetzungen so lauten:

  • Bis Ende des Jahres erreichen wir einen Zuwachs von 30% Follower:innen auf LinkedIn.
  • In fünf Monaten steigern wir den Webseite-Traffic um 10%.
  • Unser Ziel ist es, pro Quartal fünf potenzielle Leads über Social Media zu bekommen und sie als Kund:innen zu akquirieren.

Passe deine Strategie an deine Zielsetzung an.

  1. Lege die Größe und die Rollenverteilung in deinem Social-Media-Team fest. Viele Aufgaben im Social-Media-Marketing sind zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Die Kreativität wächst mit der Anzahl der Teammitglieder. Mehr Kolleg:innen produzieren mehr spannenden und informativen Content für dein Unternehmen. Teamstrukturen helfen dir, bei den vielen Teilaufgaben nicht den Überblick zu verlieren.
  2. Für den Aufbau des Social-Media-Teams ist es wichtig, die Struktur innerhalb des Unternehmens zu definieren. Gibt es eine eigene Social-Media-Abteilung? Wie wird das Team in Prozesse und Entscheidungen eingebunden? Dazu zählt es, eine:n zentralen Ansprechpartner:in aus der Führungsebene festzulegen.
  3. Nun folgt die tatsächliche Kampagnenplanung. Berücksichtige die Dauer einer Kampagne (1 Monat, 3 Monate oder 6 Monate) sowie die kanalspezifische Aufarbeitung der Themen. Was auf Instagram vom Tonfall gut ankommt, ist für LinkedIn oft schon zu flapsig.

Bei einer guten Organisation können Posts häufig im Voraus erstellt werden. Der produzierte Content kann dann nach Bedarf gepostet werden.

  1. Einige Monate nach dem Startschuss für dein Social-Media-Team kannst du mit ersten aussagekräftigen und relevanten Ergebnissen rechnen. Mit Analysetools kannst du den Erfolg von Kampagnen monitoren. Damit überprüfst du, welche Idee, welcher Inhalt und welcher Kanal am besten für dein Unternehmen funktioniert hat.

Die Ergebnisse sind hilfreich für das Social-Media-Team, um die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Das Erfolgs-Monitoring belegt die Relevanz eines Social-Media-Teams. Für die Führungskräfte deines Unternehmens sind die aussagekräftigen Zahlen daher wichtig. Sie offenbaren den Wert deiner Bemühungen.

Aufbau des Social-Media-Teams

Eine gute Social-Media-Strategie lässt sich am besten im Team umsetzen. Jedes Mitglied bringt nützliche Stärken mit. Ein Social-Media-Team setzt sich optimalerweise aus diesen fünf Typen zusammen:

1. Social-Media-Manager:in:

  • Hat als Manager:in leitende Rolle im Team inne
  • Koordiniert die Aufgaben, strategisches Denken liegt ihm/ihr im Blut
  • Hat Monitoring im Blick und Ressourcenverteilung im Hinterkopf
  • Kümmert sich um die Content-Erstellung
  • Achtet bei Erstellen einer Social-Media-Content-Strategie auf die Anzahl der Kanäle, das Budget und den wöchentlichen Zeitaufwand
  • Ist termintreu, multitaskingfähig und projektorientiert

2. Community-Manager:in:

  • Gibt Unternehmen eine menschliche Stimme durch andauernde Kommunikation
  • Fördert Markenloyalität
  • Überzeugt Kund:innen von gutem Service und macht sie zu zufriedenen Fürsprecher:innen des Unternehmens
  • Hat Konversationen rund um das eigene Unternehmen im Blick
  • Kümmert sich um die Moderation der Communities auf den verschiedenen sozialen Netzwerken
  • Tauscht sich mit Follower:innen aus, hört Kund:innen zu und bietet ihnen mit seinen/ihren Antworten einen Mehrwert

3. Social-Media-Redakteur:in:

  • Arbeitet Inhalte visuell und grafisch auf
  • Analysiert die Beiträge
  • Kümmert sich um das Erstellen von Inhalten
  • Besonders geeignet sind Personen mit journalistischem Hintergrund

4. Performance-Marketing-Manager:in:

  • Wertet Erfolg der Kampagnen mit Tests und Analysen aus
  • Gestaltet Kampagnen mit
  • Legt bei Online-Marketing-Maßnahmen den Schwerpunkt auf Social-Media-Ads
  • Kümmert sich um Mischung aus organischem und paid Content
  • Steigert den ROI (Return on Investment). Je höher der ROI, desto vielversprechender die Ergebnisse für die Geschäftsentwicklung.

5. Social-Customer-Service-Agent:

  • Betreut die Kund:innen in den sozialen Medien
  • Nutzt Monitoring-Tools, um Beschwerden oder positives Feedback rund um das Unternehmen ausfindig zu machen und darauf angemessen zu reagieren
  • Bewahrt das positive Image des Unternehmens und entschärft kritische Situationen
  • Gibt schnelle, freundliche und serviceorientierte Antworten, wenn Kund:innen über soziale Kanäle Fragen oder Kritik am Unternehmen äußern

Da die Aufgabenbereiche sich teilweise überlappen, sind eine gute Teamstruktur und eine klare Aufgabenteilung wichtig für die Zusammenarbeit. Welche Organisationstools dafür zur Verfügung stehen, erfährst du im nächsten Schritt.

Sinnvolle Organisationstools für eine gute Zusammenarbeit

Damit jeder weiß, was er wann zu tun hat, lohnt sich ein Organisationsprogramm. Darin kann die Zusammenarbeit des Social-Media-Teams übersichtlich abgebildet werden. Aus der riesigen Menge an verfügbaren Tools haben wir einige zur Vorstellung ausgewählt. Natürlich gibt es noch viele weitere Organisationstools, die sich unter anderem auch für die Erstellung eines Redaktionsplans anbieten.

Trello

Der/die Koordinator:in verteilt auf einem übersichtlichen Dashboard Zuständigkeiten und Aufgaben in Form von Notizkästchen. Die To-Dos werden mit Deadlines, Checklisten und Anhängen ausgestattet und einem bestimmten Entwicklungsstadium zugeteilt. Auf diese Weise sieht jedes Teammitglied auf einen Blick, welcher Content gerade für welchen Kanal vorbereitet wird und was erledigt wurde. Die visuelle Aufbereitung der Informationen ist besonders hilfreich bei organisatorischen und verwaltenden Tätigkeiten.

Vorteile:

  • Kostenlose Version verfügbar
  • Teamwork möglich
  • Übersichtlich und leicht zu organisieren
  • Kann auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden

Nachteile:

  • Nicht mit Kanälen verknüpfbar, dadurch keine Veröffentlichung über das Tool möglich

Excel

Das Tabellenprogramm ist vielseitig einsetzbar und eignet sich hervorragend für die strategische Kampagnenplanung. Konkrete Inhalte, Maßnahmen und die dazugehörige Strategie lassen sich übersichtlich und klar strukturiert abbilden.

Vorteile:

  • Keine zusätzlichen Kosten, wenn man das gängige Office-Tool sowieso im Unternehmen nutzt
  • Offline-Nutzung möglich
  • Unkompliziert einzurichten, personalisierbar

Nachteile:

  • Nicht mit Kanälen verknüpfbar, dadurch keine Veröffentlichung über das Tool möglich
  • Schwer zu teilen
  • Möglichkeiten der Gestaltung eingeschränkt

Ein übersichtlicher Plan und eine zentrale Inbox für das Social-Media-Team ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit. Verteile Berechtigungen an einzelne Teammitglieder und dokumentiere alle Arbeitsschritte. Damit wirkst du einer fehlenden Kommunikation sowie zeitaufwendigen Doppelabsprachen von Beginn an entgegen.

Zur Erstellung visueller Inhalte, die den Content grafisch präsentieren und Aufmerksamkeit auf deine Beiträge ziehen, eignen sich die zwei folgenden Programme:

Canva

Die Software hat viele Funktionen zu bieten, mit denen du deine Beiträge aufwerten kannst. Über das Programm werden einheitliche Designs erstellt und Bilder für verschiedene Social-Media-Kanäle angepasst. Ein großer Vorteil der Pro-Version ist das umfassende Bildarchiv, in dem mehr als vier Millionen professionelle Bilder und Elemente zur Verfügung stehen.

Vorteile:

  • Templates für Instagram, Facebook, LinkedIn, YouTube Thumbnail u.v.m.
  • Riesige Bilderauswahl
  • Einfaches Erstellen von einheitlichen DesignsElemente und Symbole lassen sich isolieren und leicht übertragen
  • Unkomplizierte Anwendung

Nachteile:

  • Pro-Version mit vielen nützlichen Funktionen ist kostenpflichtig

Agorapulse

Das Social-Media-Management-Tool bietet Social-Media-Teams die Möglichkeit, alle Aktivitäten auf allen sozialen Kanälen im Überblick zu behalten. Das intuitiv nutzbare Tool ist eine Allroundlösung im Social-Media-Marketing. Beiträge können im Voraus erstellt, geplant und veröffentlicht werden. Über eine zentrale Inbox werden eingehende Nachrichten, Kommentare und Erwähnungen aller Kanäle verwaltet. Damit eignet Agorapulse sich für den Einsatz als Social-Monitoring-Tool. Reportings geben Aufschluss darüber, welche Kampagnen gut und welche eher schlecht gelaufen sind.

Vorteile:

  • Alle Kanäle werden zentral über das Tool verwaltet
  • Posts können im Voraus geplant und zu einer bestimmten Zeit hochgeladen werden
  • Intuitiv nutzbar
  • Social Monitoring als integriertes Feature
  • Auf die Arbeit von Social-Media-Teams ausgelegt
  • Vereint Content Publishing, Social Listening und Social Monitoring in einer Software

Nachteile:

  • Das Reporting ist limitiert
  • Teuer in der Unterhaltung

Nach ungefähr einem halben Jahr solltest du die erste Bilanz ziehen und in einem Social-Media-Audit deine Daten und Beiträge auf den unterschiedlichen Kanälen auswerten. Achte auf die Analyse folgender Daten:

  • Beliebteste und am wenigsten beliebte Beiträge
  • Posts mit den meisten Interaktionen (Likes, Kommentare, Shares)
  • Click-Through-Rate zu deinem Website-Content per CTA
  • Videoaufrufe
  • Reichweite und Impressions der Posts
  • Regelmäßigkeit der Veröffentlichungen
  • Veröffentlichungszeit der Beiträge, die am beliebtesten sind
  • Themen der beliebtesten und unbeliebtesten Beiträge

Mache dir klar, welche weiteren Kennzahlen für dein Unternehmen wichtig sind. Um den Erfolg deiner Kampagnen und den langfristigen Nutzen der Anstrengungen des Social-Media-Teams zu messen, eignen sich besonders diese Tools zur Auswertung deiner Daten:

Google Analytics 360/ Google Ads

Erfahre mehr über deine Kund:innen, deren Vorlieben, Interessen und Surfverhalten. Wie interagieren Nutzer:innen mit deinem Content? Definiere mit Google Analytics und dem firmeninternen Wissen Buyer Personas. Auf diese Weise lernst du das Nutzungsverhalten in sozialen Medien und die Kanalvorliebe deiner Zielgruppen kennen. Die Erkenntnisse aus diesen Analysen kannst du für den weiteren Einsatz im Social-Media-Team nutzen, da sie zeigen, was gut ankommt.

Vorteile:

  • Praktische Oberfläche
  • Teilbare Berichte, teamfähig
  • Direkte Verknüpfung zu Google Cloud
  • Kund:innenverhalten besser kennenlernen
  • Leistung von Paid-Content-Anzeigen messen

Nachteile:

  • Zeitaufwendig
  • Google Analytics braucht einen Cookie-Hinweis
  • Datenschutz-Konformität muss beachtet werden

Meta Business Suite

Seit Juli 2021 gibt es statt des Tools Facebook Analytics die Meta Business Suite. Mit diesem Tool kannst du deine Facebook-Unternehmensseiten und deine Instagram-Business Konten verwalten. Damit erlangst du wertvolle Informationen über das Nutzungsverhalten deiner Zielgruppe und erfährst durch Analysedaten, wie deine Inhalte ankommen.

Vorteile:

  • Über Werbeanzeigenmanager Kampagnen erstellen
  • Details zur Unternehmensperformance abrufen (Trends, Interaktionen rund um deinen Content, spezifische Informationen über die Zielgruppe)
  • Gemeinsames Postfach für Facebook-, Messenger- und Instagram-Nachrichten
  • Beiträge und Stories für Facebook und Instagram planen oder veröffentlichen

Nachteile:

  • Meta Business Suite ist noch nicht überall verfügbar
  • Voraussetzung für die Nutzung ist eine Facebook-Unternehmensseite

Content is King – Strategy is Key!

Die sozialen Medien zeichnen sich durch ihre Schnelllebigkeit aus. Deshalb musst du deine Vorgehensweise immer wieder anpassen. Überprüfe zu festgelegten Terminen, ob deine Beiträge weiterhin gut ankommen. Zeichnet sich eine Veränderung ab? Positive und negative Entwicklungen sollte das Social-Media-Team im Blick haben, um dann jeweils schnell handeln zu können.

Generell gilt: Probieren geht über Studieren! Teste Hashtags, Content-Arten, Medienformate, Formulierungen, grafische Aufarbeitungen, Kanäle und Tageszeiten aus. Durch das Ausprobieren neuer Formate erfährst du, wie diese bei Kund:innen und potenziellen Leads ankommen. Mit den Analytics Tools misst du dann deinen Erfolg und passt dich entsprechend an.

Welche Social-Media-Kanäle eignen sich wofür?

Nicht jeder Kanal eignet sich für jedes Unternehmen. Eine Baufirma, die Investor:innen sucht, sollte beispielsweise nicht auf Snapchat setzen. Denn dort tummelt sich eine sehr junge Zielgruppe. Bei der Wahl des richtigen Kanals dreht sich alles um deine Buyer Personas und darum, in welchen Netzwerken sie zu anzutreffen sind. Welche Kanäle sich für welche Zwecke eignen, haben wir in der folgenden Übersicht aufgelistet:

Meta/Facebook:

  • Mehr als 2,8 Milliarden Nutzer:innen weltweit
  • Nutzer können Reviews hinterlassen
  • Möglich, Produkt- oder Servicekatalog zu hinterlegen
  • Unternehmen für Suchanfragen kategorisieren
  • Hypertargeting ist erlaubt
  • Gruppen mit klarem Fokus erstellen
  • Nutzer:innen interagieren häufig und gern in Gruppen
  • Als Content eignen sich Fotos, Videos, Stories und Lead-Werbekampagnen

Instagram

  • Mehr als 1 Milliarde Nutzer:innen weltweit
  • 71% der Nutzer:innen sind unter 35 Jahre
  • Die meisten Nutzer:innen folgen mindestens einer Unternehmensseite
  • Als Content eignet sich am besten das beliebte Story-Format (für 24 Stunden sichtbar)
  • Werbung kann über Fotos, Videos, Stories, im Shop-Bereich oder unter der Entdecken-Funktion geschaltet werden

LinkedIn

  • Mehr als 690 Millionen Nutzer:innen weltweit
  • Vor allem für B2B-Unternehmen eine Riesenchance (80% der B2B-Leads kommen von LinkedIn)
  • Zielgruppe über demographische Daten wie Jobtitel, -funktion und Industrie ausfindig machen
  • Eigenen Marktwert und Branchenkenntnisse hervorheben
  • Kund:innen und potenzielle Leads durch informative, gezielte und relevante Beiträge überzeugen
  • In Beiträgen zu eigener Webseite mit einem Call to Action verlinken

Twitter

  • Rund 270 Millionen täglich aktive Nutzer:innen
  • Durchschnittliches Alter: 35-65 Jahre
  • Vor allem für B2B-Unternehmen und eCommerce
  • Schnelllebige, kurze Tweets zu aktuellen Themen
  • Über Twitter werden häufig Kundenanfragen an Service-Teams gestellt
  • Größte Engagement-Rate der Nutzer:innen durch Retweets und Kommentare
  • Organisches Netzwerken
  • Ziele: Nutzer auf Unternehmen aufmerksam machen, zeitnah auf Tweets reagieren, Webseitenklicks generieren (Traffic), Follower:innen gewinnen

YouTube

  • Mehr als 1,8 Milliarden aktive Nutzer:innen weltweit
  • Kurzgeschaltete Werbesequenzen (5-10 Sekunden lang) vor oder zwischen anderen Videos führen zu einer hohen Conversion Rate
  • Ansprechender und hochwertiger Videocontent
  • Erklärvideos, unternehmensinterne News, Bewerber:innen akquirieren

TikTok

  • 500 Millionen monatliche Nutzer:innen
  • Zieht Aufmerksamkeit auf das Unternehmen
  • Videocontent (15-sekündige, lustige Videos und Challenges)
  • Junge Zielgruppe
  • Werbung und organische Posts schalten

Snapchat

  • 218 Millionen Nutzer:innen weltweit
  • Durchschnittsalter der Buyer Personas liegt bei 15 bis 25 Jahren
  • Storyfunktion als Werbeplattform
  • AR-Filter (erweiterte Realität) ermöglichen Interaktionen zwischen Unternehmen und Nutzer:innen

Xing

  • Über 20 Millionen Nutzer:innen weltweit
  • Filtern nach demographischen Merkmalen wie Beruf, Jobposition, Altersgruppe, Region möglich
  • Treffsichere Platzierung von Werbung für potenzielle Leads

Pinterest

  • Rund 300 Millionen Nutzer:innen
  • Hauptsächlich weibliche Zielgruppe (über 79%)
  • Durchschnittliche Lebensspanne eines Pins beträgt 3 Monate
  • Board mit zu deinem Unternehmen passenden Pins erstellen:
    • Pin aussuchen
    • Entscheiden, wer es sieht
    • Ergebnisse nach Bezahlschranke auswerten und messen, welche Pins funktionieren

Tipps für die Zusammenarbeit

Abschließend geben wir dir noch einige Tipps für die Zusammenarbeit im Social-Media-Team mit auf den Weg.

Achte auf den Kosten-Nutzen-Faktor. Du solltest den ROI (Return of Investment) und die KPIs (Key Performance Indicators) beim Strategieaufbau nicht unter den Tisch fallen lassen. Mit diesen Analysewerten kannst du die eigene Arbeit bewerten. Gleichzeitig lieferst du Führungskräften stichhaltige Argumente für die Notwendigkeit eines Social-Media-Teams in deinem Unternehmen.

Halte regelmäßige Teammeetings ab, damit alle im Social-Media-Team ihre Aufgaben kennen und auf dem aktuellen Stand der Dinge sind.

Habe Vertrauen in dich und die Mitglieder deines Teams. Wenn ihr euch aufeinander verlassen könnt, fallen Absprachen deutlich leichter. Die Zusammenarbeit verbessert sich Stück für Stück. Gelegentliche gemeinsame Weiterbildungen schweißen dein Team weiter zusammen und treiben die persönliche sowie berufliche Entwicklung voran.

Social-Media-Guidelines halten fest, wie deine Teammitglieder auf Ereignisse, Anfragen und Kritik antworten. Dürfen Unternehmensposts persönlich gefärbt sein oder sollten sie neutral gehalten werden? Halte schriftlich fest, welcher Tonfall angemessen ist und welche Themen bespielt werden können.

Außerdem solltest du eine Community-Police anlegen, die die Umgangsformen der Nutzer auf deinen Social-Media-Seiten festlegt. Damit kannst du bei deutlichem Fehlverhalten eines Nutzers auf die Regeln verweisen. Du gibst somit deinen eigenen Handlungen einen klar definierten Rahmen.

Keine Angst vor Neuem! Das ist leichter gesagt als getan. Wenn du neue Formate, Designs oder Inhalte ausprobierst, findest du heraus, was für deine Firma gut funktioniert. So verbesserst du deine Social-Media-Strategie langfristig.

Nutze das Engagement der Mitarbeiter:innen im Unternehmen für dich. Bewege sie dazu, mit deinen Firmenbeiträgen zu interagieren. Denn Mitarbeiter:innen sind in gewisser Weise Fürsprecher:innen des Unternehmens. Potenzielle Kund:innen vertrauen den Gesichtern hinter einer Marke oft mehr als offiziellen Unternehmensnachrichten. Durch Likes, Shares und Retweets deiner Mitarbeiter:innen präsentieren sie eine positive Unternehmenskultur.

Und last but not least: Gib Feedback! Nur wer konstruktive Kritik für seine Arbeit erhält, kann sich richtig einschätzen und weiterentwickeln.

 

Fazit

Soziale Medien sollten heute ein fester Bestandteil im Marketing-Portfolio von Unternehmen sein. Durch die enorme Schnelllebigkeit und die unbegrenzte Reichweite der sozialen Medien ist der Aufwand hoch, um als Unternehmen Fuß zu fassen. Ein Social-Media-Team ist daher für viele Unternehmen die beste Methode, um soziale Medien nachhaltig und gewinnbringend für sich zu erschließen. Ein Social-Media-Team kümmert sich kompetent und zielgerichtet um die konsequente und ständige Bespielung aller relevanten Plattformen.

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