Wie du mit dem perfekten Presseverteiler die Zahl deiner Veröffentlichungen steigerst

Mit diesen 5 Schritten erstellst du den perfekten Presse­verteiler und steigerst mit geringem Aufwand die Zahl deiner Veröffent­lichungen

Der Erfolg deiner Pressearbeit wird oft daran gemessen, wie viele Veröffentlichungen erzielt werden. Doch Qualität muss in diesem Fall über Quantität stehen! Ein gut strukturierter Presseverteiler hilft dir, Medienvertreter aus thematisch relevanten Branchen zu adressieren. Folge unseren 5 Schritten zum perfekten Presseverteiler und hebe deine Pressekommunikation auf das nächste Level.

Was ist ein Presseverteiler?

Was steckt eigentlich hinter diesem Begriff Presseverteiler? Der Presseverteiler ist ein wichtiges Instrument der PR-Branche. Es handelt sich um eine Sammlung von (Kontakt-)Daten, die du für das korrekte Versenden deiner Pressetexte benötigst.

Ein sorgfältig geführter Presseverteiler, der regelmäßig aktualisiert wird, ist essenziell für eine erfolgreiche Pressearbeit. Die beste Pressemitteilung mit hohem Nachrichtenwert bringt dich nicht weiter, wenn sie nicht die richtigen Journalist:innen erreicht.

Welche Informationen gehören in den Presseverteiler?

In Presseverteilern sammelst du alle relevanten Informationen über Journalist:innen, die für eine Kontaktaufnahme hilfreich sind. Je mehr der folgenden Punkte du bei der Erstellung berücksichtigst, desto treffsicherer kannst du relevante Kontakte ansprechen:

  • Name der Journalist:in
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Social-Media Profil(e)
  • Name der Zeitung/des Magazins/Senders/Online-Portals
  • ggf. übergeordnete Ansprechperson in der Redaktion
  • Webseite
  • Art der Veröffentlichung (Print/Online/Radio/TV)
  • Ressorts/Themenschwerpunkte/Zielgruppe(n) des Mediums
  • Reichweite (regional/deutschlandweit/international)
  • ggf. Redaktionsschluss für die Ausgaben

Eine Kategorisierung der Kontakte nach Branchen und Positionen lohnt sich. Diese Zusatzinformation erleichtert dir das Erstellen spezialisierter Verteiler für zukünftige Projekte enorm.

Wie du den perfekten Presseverteiler aufbaust

Im Folgenden erklären wir dir nun in 5 Schritten, wie du bei der Erstellung deines individuellen Verteilers vorgehst.

Grundlegend gilt es zu entscheiden, ob du deine Daten manuell in einer Excel-Tabelle erfassen oder eine professionelle Online-Journalistendatenbank nutzen möchtest. Über die Vorteile und Möglichkeiten der letzteren Variante klären wir dich in Schritt 5 auf.

Schritt 1: Definiere deine Zielgruppe

Der erste Schritt zum neuen Presseverteiler ist das Abstecken der Zielgruppe. Definiere die Branchen und Bereiche, in die deine Pressemitteilung thematisch hineinpasst.

Oft decken Nachrichten mehrere Branchen und Themenbereiche ab. Ein Bericht über ein Kundenprojekt birgt Leser:innen in der eigenen Branche, aber auch im Umfeld deines Kunden.

Durch die Verbreitung deiner News in verschiedenen Fachmagazinen kannst du deine Reichweite um ein Vielfaches vergrößern und potenzielle Kund:innen erreichen.

Verschaffe dir in Ruhe einen Überblick über die Relevanz der verfügbaren Medien.

Geheimtipp: Halte in den sozialen Medien Ausschau nach Reaktionen auf Veröffentlichungen. Wenn du Inhalte in diesen kommentierten Medien platzierst, erreichst du mit hoher Wahrscheinlichkeit deine interessierte Leserschaft.

Schritt 2: Welche Medien gehören in einen Presseverteiler

Grundsätzlich gilt bei der Medienauswahl: Klasse statt Masse! Eine Vielzahl an Veröffentlichungen bringt dich nicht weiter, wenn du nicht die richtige Leserschaft ansprichst. Deine wichtigsten Adressat:innen sind jene mit Entscheidungsmacht im Unternehmen. Neben der Führungsebene sind dies Einkäufer und Vertriebler. Letztere betreuen zwar kleinere Budgets, sind dabei aber unabhängig.

Beachte: Eine große Auflage garantiert noch keine hohe Anzahl an Leser:innen. Vielmehr gilt es, spezialisierte Fachmagazine auszuwählen, um deine Zielgruppe so exakt wie möglich zu treffen. Beim Versand deiner Pressemitteilung an reichweitenstarke Medien ist zudem mit hohen Streuverlusten zu rechnen. Eine kurze Mitarbeiter:innen- oder Kund:innenumfrage kann ebenfalls helfen, die bevorzugten Branchenmedien auszumachen.

Schritt 3: Nimm Kontakt zu Spartenjournalist:innen auf

Innerhalb eines Mediums betreuen Journalist:innen meist mehrere Themenbereiche. Schicke deine Pressemitteilungen in jedem Fall an die verantwortliche Person in der Redaktion. Die Zuständigkeiten sind nicht immer einfach zu finden.

Nimm im Zweifel bereits beim Aufbau deines Verteilers Kontakt zu Journalist:innen oder der Assistenz der Redaktion auf.

Mit einem kurzen Anruf oder einer E-Mail kannst du herausfinden, wer der/die richtige Ansprechpartner:in für deine Belange ist.

Pflege in jedem Fall ein gutes Verhältnis mit Presse-Kontakten. Deine Umgangsformen entscheiden unter anderem darüber, ob ein/e Redakteur:in deine Pressemitteilungen jetzt und in Zukunft veröffentlichen wird.

Schritt 4: Daten archivieren und aktualisieren

Der beste Presseverteiler bietet keinen Mehrwert, wenn du ihn nach der einmaligen Nutzung verwirfst. Sichere die Kontaktdaten nach der Erstellung dauerhaft und aktualisiere sie regelmäßig.

Tipp: Wenn du deine Kontaktdaten digital dokumentierst, kannst du sie jederzeit abrufen und schnell Aktualisierungen vornehmen.

Neben einer Tabelle in Microsoft Excel gibt es hierfür auch professionelle Unterstützung in Form von Journalistendatenbanken. Der entgeltliche Service umfasst meist die oben aufgelisteten Kontaktinformationen und stellt diese digital bereit.

Über eine Suchfunktion kannst du zudem nach Branchen, Medien oder anderen Kategorien filtern und deinen Presseverteiler bei Bedarf individuell erweitern.

Schritt 5: Pflege des Verteilers

Die Aktualisierung deines Presseverteilers sollte im Optimalfall nach jedem Versand einer Pressemitteilung stattfinden. Nimm dir kurz Zeit, deine Excel-Datei durchzugehen.

Medienvertreter:innen, die das Unternehmen verlassen haben, versenden meist eine entsprechende Rückmeldung per E-Mail. Diese und weitere Informationen sollten zeitnah in deine Datenbank eingearbeitet werden.

Ein gepflegter Presseverteiler beeinflusst den Erfolg deiner PR-Arbeit maßgeblich.

Keinesfalls solltest du den Fehler machen, deine Pressemitteilungen an einen seit Jahren veralteten Verteiler zu schicken. Mit einer Journalistendatenbank sparst du die Zeit für die Aktualisierungsarbeit ein. Gegen einen festen Preis werden dir dort stets aktuelle Kontakte bereitgestellt.

Wichtig! Informiere dich regelmäßig über neue Journalist:innen und Medien, die für deinen Presseverteiler in Frage kommen könnten.

Journalistendatenbanken für den Presseversand nutzen

Die manuelle Pflege einer Excel-Liste kostet Zeit und ist fehleranfällig. Rückläufer müssen manuell eingetragen werden und man wird nicht immer benachrichtigt, wenn Ansprechpartner:innen wechseln. Dies führt häufig zu Unstimmigkeiten in der Kommunikation.

Um deine Datenbank immer aktuell zu halten, muss diese regelmäßig von eigenen Rechercheteams überprüft werden. Oft wird dazu auf den Service von Journalistendatenbanken zurückgegriffen.

Schaue dir hier unseren Vergleich der 5 beliebtesten Tools an:

KontakteFunktionenKosten
Cision+ mehr als 1,6 Mio. Journalist:innen & Medienkontakte
+ täglich 20.000 Aktualisierungen
+ umfassende Analysetools
+ Suche nach relevanten Veröffentlichungen
– vergleichsweise kostenintensiv
– Zusatzkosten für Individualisierungen
Medius+ große Datenbank (aus zimpel)+ hohe Individualisierbarkeit, Hinzufügen eigener Kontakte möglich
+ Nutzung auch ohne Cloud möglich (DSGVO-freundlich)
– wenig umfassende Analysetools
+ vergleichsweise günstig
Meltwater+ mehr als 380.000 Medienkontakte, 70.000 Journalist:innen
– wenig deutsche Kontakte
+ gute Individualisierbarkeit
+ umfassende Analysetools
+ mobile Nutzung möglich
+ Suche nach relevanten Veröffentlichungen
– vergleichsweise kostenintensiv
My convento+ große Journalistendatenbank+ gute Individualisierbarkeit
+ umfassende Analysetools
+ Templates und Themenpläne
+ vergleichsweise günstig
zimpel+ mehr als 720.000 Kontakte, nach Themen und Medien gegliedert+ Individualisierbarkeit
+ DSGVO-konform
– wenige umfassende Analysetools
+ vergleichsweise günstig

Bedenke in jedem Fall den eingesparten Erstellungsaufwand. Nach einem Vertrautmachen mit der Journalistendatenbank wird die Verteilererstellung dich nur noch wenige Minuten deiner wertvollen Zeit kosten.

Abschließende Hinweise: Wichtigkeit der Kontaktpflege

Ein sorgfältig erstellter Presseverteiler ist noch kein Erfolgsgarant: Die Pflege guter Beziehungen zu Journalist:innen ist ebenso bedeutend. Am einfachsten lässt sie sich im persönlichen Gespräch aufbauen – beispielsweise auf einer Fachmesse.

Ein persönliches Treffen im Unternehmen oder ein Besuch in der Redaktion der Fachzeitschrift wirken erfahrungsgemäß ebenso gut. Ist mit einem Namen in der Kontaktliste erst einmal ein Gesicht verbunden, erleichtert dies die redaktionelle Zusammenarbeit und nimmt die Hemmungen vor einer Kontaktaufnahme.

Gewinnen zunehmend an Bedeutung: Social-Media-Kontakte

Nach erster Kontaktaufnahme bietet es sich außerdem an, Journalist:innen auf ihren Social-Media-Kanälen zu folgen.

Im B2B-Bereich sind vor allem Xing, LinkedIn und Twitter von Bedeutung. Facebook oder Instagram werden von den meisten Nutzer:innen ausschließlich mit privaten Inhalten bespielt.

Journalist:innen nutzen die fachbezogenen Social-Media-Plattformen inzwischen oft, um ihre Statements nicht nur im Print, sondern auch digital zu verbreiten. Mit einem Follow bleibst du up-to-date, was über dich geschrieben wird und hast die Möglichkeit, Beiträge mit einem Unternehmensprofil zu teilen.

Bedenke – auch potenzielle Kund:innen tummeln sich auf den Plattformen und werden somit auf deine Veröffentlichungen aufmerksam.

DSGVO – das solltest du beachten

Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. In konkreten Fällen wende dich an deine/n Datenschutzbeauftragte:n oder einen Rechtsbeistand.

Das Versenden von Pressemeldungen und das Erstellen einer Datenbank mit relevanten Medien berührt die gültige europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nur am Rande. Die meisten Daten der Empfänger:innen sind im Internet veröffentlicht und stehen somit frei zur Verfügung.

Journalist:innen sind für die Berichterstattung auf Informationen aus Unternehmen angewiesen. Daher wirst du in der Regel keine Beschwerden erhalten, wenn du deine Pressemitteilungen an öffentlich ausgeschriebene Kontakte versendest.

Wenn Journalist:innen Dich jedoch bitten, ihre Kontaktdaten aus dem Verteiler zu nehmen, musst Du diesem Wunsch unbedingt nachkommen.

Du solltest die betroffenen Personen nicht erneut anschreiben. Ein Blick in die Datenschutzerklärung lohnt sich, um unangenehme Situationen grundsätzlich zu vermeiden.

Wie in allen Unternehmensbereichen besteht zudem eine allgemeine Dokumentationspflicht der Vorgänge. In einem zentralen Verzeichnis sollte vermerkt sein, zu welchem Zweck die Journalist:innendaten hinterlegt sind. Außerdem sind Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten zu belegen.

Du möchtest nun schnell einen neuen Presseverteiler erstellen? Dann befolge unsere 5 Tipps und werde zum Selfmade-Kommunikationsprofi.