Mit diesen 5 Schritten erstellst du den perfekten Presse­verteiler und steigerst mit geringem Aufwand die Zahl deiner Veröffent­lichungen

Der Erfolg deiner Pressearbeit wird oft daran gemessen, wie viele Veröffentlichungen du erzielen kannst. Doch Qualität muss in diesem Fall über Quantität stehen! Ein gut strukturierter Presseverteiler hilft dir, Medienvertreter aus thematisch relevanten Branchen zu adressieren. Mit unseren 5 Schritten erstellst du den perfekten Presseverteiler und hebst deine Pressekommunikation auf das nächste Level.

Der Presseverteiler gehört zu den Basics erfolgreicher PR und Pressearbeit. Wie so oft gilt aber auch hier: Strategie first!

Wir bei additiv arbeiten jeden Tag mit unterschiedlichen Verteilern für diverse Anlässe. Damit auch du mit deiner Pressearbeit durchstartes und erfolg bei den Redaktionen feiern kannst, haben wir dir hier unserer Erfahrungen zusammengetragen.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Presseverteiler? Der Presseverteiler ist ein wichtiges Instrument der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (oft auch Public Relations oder kurz PR genannt). Ein Presseverteiler ist eine Sammlung von Kontaktdaten und Hintergrundinformationen über Medien wie Zeitungen, Redaktionen oder einzelne Redakteur:innen. Diese Daten sind für den erfolgreichen Versand von Pressemitteilungen notwendig.

Ein sorgfältig geführter und regelmäßig aktualisierter Presseverteiler ist für eine erfolgreiche Pressearbeit unerlässlich. Die beste Pressemitteilung mit hohem Nachrichtenwert bringt dich nicht weiter, wenn sie nicht die richtigen Journalist:innen erreicht.

In Presseverteilern sammelst du alle relevanten Informationen über Journalist:innen, die für eine Kontaktaufnahme hilfreich sind. Je mehr der folgenden Punkte du bei der Erstellung berücksichtigst, desto gezielter kannst du die relevanten Kontakte ansprechen:

Es lohnt sich, die Kontakte nach Branchen und Positionen zu kategorisieren. Diese Zusatzinformation erleichtert die Erstellung von fachbezogenen Verteilern für zukünftige Projekte enorm.

Im Folgenden erklären wir dir in 5 Schritten, wie du bei der Erstellung deines individuellen Verteilers vorgehst.

Zunächst musst du dich entscheiden, ob du deine Daten manuell in einer Excel-Tabelle erfassen oder eine professionelle Online-Journalistendatenbank nutzen möchtest. Über die Vorteile und Möglichkeiten der letzteren Variante informieren wir dich in Schritt 5.

Der erste Schritt zum neuen Presseverteiler ist die Definition der Zielgruppe. Definiere die Branchen und Bereiche, in die deine Pressetexte thematisch passen.

Oft decken Nachrichten mehrere Branchen und Themenbereiche ab. Ein Bericht über ein Kundenprojekt ist sowohl für Leser:innen in der eigenen Branche als auch in der Branche deines Kunden interessant.

Verschaffe dir in Ruhe einen Überblick und recherchiere die Relevanz der verfügbaren Medien.

Grundsätzlich gilt bei der Medienauswahl: Klasse statt Masse!

Eine Vielzahl von Veröffentlichungen bringt dir nichts, wenn du nicht die richtige Leserschaft ansprichst. Deine wichtigsten Adressat:innen sind jene mit Entscheidungsmacht im Unternehmen. Für fast jede Rolle im Buying Center gibt es eigene Fachmedien. Zum Beispiel für den Einkauf, die Konstruktion, die Geschäftsführung oder den Vertrieb. Du solltest also gründlich recherchieren und wissen, wenn du mit deiner Pressearbeit erreichen willst.

Beachte: Eine große Auflage garantiert noch keine hohe Anzahl an Leser:innen. Vielmehr kommt es auf die Auswahl von Fachzeitschriften an, um deine Zielgruppe möglichst genau zu treffen. Beim Versand deiner Pressemitteilung an reichweitenstarke Medien ist zudem mit hohen Streuverlusten zu rechnen. Eine kurze Mitarbeiter:innen- oder Kund:innenumfrage kann ebenfalls helfen, die bevorzugten Branchenmedien auszumachen.

Innerhalb eines Mediums betreuen Journalist:innen meist mehrere Themenbereiche. Sende deine Pressemitteilungen auf jeden Fall an die zuständige Person in der Redaktion. Die Zuständigkeiten sind nicht immer leicht herauszufinden.

Nimm im Zweifelsfall bereits beim Aufbau deines Verteilers Kontakt mit Journalist:innen oder der Redaktionsassistenz auf.

Pflege in jedem Fall ein gutes Verhältnis mit Presse-Kontakten. Deine Umgangsformen entscheiden unter anderem darüber, ob ein/e Redakteur:in deine Pressemitteilungen jetzt und in Zukunft veröffentlichen wird.

Der beste Presseverteiler bringt keinen Mehrwert, wenn du ihn nach einer einmaligen Nutzung wieder in den Papierkorb wirfst. Sichere die einmal erstellten Kontaktdaten dauerhaft und aktualisiere sie regelmäßig.

Tipp: Wenn du deine Kontaktdaten digital dokumentierst, kannst du sie jederzeit abrufen und schnell aktualisieren.

Neben einer Tabelle in Microsoft Excel gibt es dafür auch professionelle Unterstützung in Form von Journalistendatenbanken. Dieser kostenpflichtige Service umfasst in der Regel die oben aufgeführten Kontaktdaten und stellt sie digital zur Verfügung.

Über eine Suchfunktion kannst du zusätzlich nach Branchen, Medien oder anderen Kategorien filtern und deinen Presseverteiler bei Bedarf individuell erweitern.

Wenn du deine Pressearbeit strategisch und langfristig anlegen möchtest, dann ist die Pflege deines Presseverteilers von entscheidender Bedeutung.

Die Aktualisierung deines Presseverteilers sollte idealerweise nach jedem Versand einer Pressemitteilung erfolgen. Nimm dir einen Moment Zeit, um deine Excel-Datei zu überprüfen.

Medienvertreter:innen, die das Unternehmen verlassen haben, versenden meist eine entsprechende Rückmeldung per E-Mail. Diese und weitere Informationen sollten zeitnah in deine Datenbank eingepflegt werden.

Keinesfalls solltest du den Fehler machen, deine Pressemitteilungen an einen seit Jahren veralteten Verteiler zu schicken. Mit einer Journalistendatenbank sparst du die Zeit für die Aktualisierungsarbeit ein. Gegen einen festen Preis werden dir dort stets aktuelle Kontakte bereitgestellt.

Wichtig! Informiere dich regelmäßig über neue Journalist:innen und Medien, die für deinen Presseverteiler in Frage kommen könnten.

Das manuelle Pflegen einer Excel-Liste kostet Zeit und ist fehleranfällig. Rückläufer müssen manuell eingetragen werden und man wird nicht immer benachrichtigt, wenn Ansprechpartner:innen wechseln. Dies führt häufig zu Unstimmigkeiten in der Kommunikation.

Um deine Datenbank immer aktuell zu halten, muss diese regelmäßig von eigenen Rechercheteams überprüft werden. Oft wird dazu auf den Service von Journalistendatenbanken zurückgegriffen.

Schaue dir hier unseren Vergleich der 5 beliebtesten Tools an:

Bedenke in jedem Fall den eingesparten Erstellungsaufwand. Nach einem Vertrautmachen mit der Journalistendatenbank wird die Verteilererstellung dich nur noch wenige Minuten deiner wertvollen Zeit kosten.

Ein sorgfältig erstellter Presseverteiler ist noch kein Erfolgsgarant: Das Pflegen guter Beziehungen zu Journalist:innen ist ebenso bedeutend. Am einfachsten lässt sie sich im persönlichen Gespräch aufbauen – beispielsweise auf einer Fachmesse.

Ein persönliches Treffen im Unternehmen oder ein Besuch in der Redaktion der Fachzeitschrift wirken erfahrungsgemäß ebenso gut. Ist mit einem Namen in der Kontaktliste erst einmal ein Gesicht verbunden, erleichtert dies die redaktionelle Zusammenarbeit und nimmt die Hemmungen vor einer Kontaktaufnahme.

Nach erster Kontaktaufnahme bietet es sich außerdem an, Journalist:innen auf ihren Social-Media-Kanälen zu folgen.

Im B2B-Bereich sind vor allem Xing, LinkedIn und Twitter von Bedeutung. Facebook oder Instagram werden von den meisten Nutzer:innen ausschließlich mit privaten Inhalten bespielt.

Journalist:innen nutzen die fachbezogenen Social-Media-Plattformen inzwischen oft, um ihre Statements nicht nur im Print, sondern auch digital zu verbreiten. Mit einem Follow bleibst du up-to-date, was über dich geschrieben wird und hast die Möglichkeit, Beiträge mit einem Unternehmensprofil zu teilen.

Bedenke – auch potenzielle Kund:innen tummeln sich auf den Plattformen und werden somit auf deine Veröffentlichungen aufmerksam.

Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. In konkreten Fällen wende dich an deine/n Datenschutzbeauftragte:n oder einen Rechtsbeistand.

Das Versenden von Pressemeldungen und das Aufbauen eines Presseverteilers berührt die gültige europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nur am Rande. Die meisten Daten der Empfänger:innen sind im Internet veröffentlicht und stehen somit frei zur Verfügung.

Journalist:innen sind für die Berichterstattung auf Informationen aus Unternehmen angewiesen. Daher wirst du in der Regel keine Beschwerden erhalten, wenn du deine Pressemitteilungen an öffentlich ausgeschriebene Kontakte versendest.

Du solltest die betroffenen Personen nicht erneut anschreiben. Ein Blick in die Datenschutzerklärung lohnt sich, um unangenehme Situationen grundsätzlich zu vermeiden.

Wie in allen Unternehmensbereichen besteht zudem eine allgemeine Dokumentationspflicht der Vorgänge. In einem zentralen Verzeichnis sollte vermerkt sein, zu welchem Zweck die Journalist:innendaten hinterlegt sind. Außerdem sind Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten zu belegen.

Du möchtest nun schnell einen neuen Presseverteiler erstellen? Dann befolge unsere 5 Tipps und werde zum Selfmade-Kommunikationsprofi.